新入社員研修における電話マナーのいろいろ-その3選

1月20日 - by admin

電話をかける時のマナー

学生時代の電話はお互いに顔が分かる同士の会話が主でした。会社で電話をかける時は、初対面になることが多いのです。顔が見えない分言葉を選んで、丁寧に気持ちを伝えなければ、誤解や行き違いを生じやすいのです。相手が聞き取りやすいスピードで、簡潔に話すように心がけることです。その為には、必ず机の上にメモを用意し、伝えることを箇条書きで書いておくことです。更に、内容によってはカレンダーなども用意しておくと焦らなくてすみます。

電話に出る時は明るい声で

社会人一年生にとって、電話の対応は大切な仕事になります。仕事の途中に電話がかかってくると、手が止まり、再度やり直しになるため仕事の効率が悪くなります。そのために先輩に電話を取らせてはなりません。新人は率先して電話にでることで、周囲の人たちに積極性を伝えられます。電話に出たら、明るい声でハキハキと答えることです。そのために、会社の名前を繰り返して訓練をしておくと、自信を持って受話器を取ることができます。

電話の内容はメモをとること

電話を受けたら、必ず社名と名前をメモする習慣を身に付けましょう。新入社員が電話を取るのは、中継ぎになるため、社内の誰かとつなぐ必要があります。担当者が席をはずしていたり、電話中であったりでつなぐことができないケースが多いのです。担当者が不在の場合、電話をかけた相手は「こちらからまたかけ直します」と言ってもメモを担当者に渡すことです。これは大切なポイントになります。重要な話の場合はこちらから担当者は電話をします。

社員研修を通じて、短期間のうちにビジネスマナーや仕事上の知識を身に着けることが出来るといわれています。